Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

• Adatkezelő neve: Ráczné Vajna Nikolett / [KITÖLTENDŐ: hivatalos vállalkozói név]
• Székhely / levelezési cím: [KITÖLTENDŐ]
• Adószám: [KITÖLTENDŐ]
• Nyilvántartási szám: [KITÖLTENDŐ – amennyiben releváns]
• E-mail: [KITÖLTENDŐ]
• Telefonszám: [KITÖLTENDŐ]
• Weboldal: https://nikibucsuztatas.hu
• Adatvédelmi tisztviselő: [KITÖLTENDŐ, ha van kijelölt adatvédelmi tisztviselő; ellenkező esetben a sor törlendő.]

Az adatkezelő határozza meg a jelen tájékoztatóban ismertetett személyesadat-kezelések céljait és lényeges eszközeit.

2. Az adatkezelés alapelvei

Az Adatkezelő a személyes adatokat kizárólag meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból kezeli, és csak olyan adatokat kér, illetve őriz meg, amelyek az adott cél eléréséhez szükségesek.

Az Adatkezelő törekszik arra, hogy a kezelt adatok pontosak és naprakészek legyenek, azokat csak a szükséges ideig őrizze meg, továbbá megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védje a jogosulatlan hozzáféréstől, megváltoztatástól, nyilvánosságra hozataltól, elvesztéstől vagy megsemmisüléstől.

3. Kapcsolatfelvétel és visszahíváskérés

Az adatkezelés célja

• kapcsolatfelvétel;
• az érdeklődő megkeresésének megválaszolása;
• visszahívás;
• a szolgáltatással kapcsolatos tájékoztatás;
• előzetes időpont-egyeztetés;
• díjtájékoztatás vagy ajánlatadás;
• a szerződéskötést megelőző egyeztetések lebonyolítása.

A kezelt adatok köre

A kapcsolatfelvétel módjától függően különösen:

• név;
• telefonszám;
• e-mail-cím;
• település;
• visszahívásra alkalmas időpont;
• a tervezett búcsúztatás dátuma és időpontja;
• az érintett által az üzenetben önként megadott egyéb információk.

Az adatkezelés jogalapja

Amennyiben az érintett polgári búcsúztatási szolgáltatás igénybevétele érdekében keresi meg az Adatkezelőt, az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja: az érintett kérésére a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele.

Egyéb általános megkeresés esetén az adatkezelés jogalapja – a megkeresés jellegétől függően – az Adatkezelőnek a megkeresés megválaszolásához fűződő jogos érdeke lehet a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján.

Adatkezelés időtartama

Ha a megkeresést nem követi szolgáltatásmegrendelés, a kapcsolattartási adatokat az Adatkezelő legfeljebb [JAVASOLT: 6 hónapig] őrzi meg, kivéve, ha jogi igény, panasz vagy más jogszerű ok indokolja a további megőrzést.

Ha a kapcsolatfelvételből szerződés jön létre, az adatok kezelése a szolgáltatás teljesítésére vonatkozó szabályok szerint folytatódik.

4. A polgári búcsúztatási szolgáltatás teljesítése

Az adatkezelés célja

• a megrendelő azonosítása és kapcsolattartás;
• a polgári búcsúztatás megszervezése;
• a búcsúztatás időpontjának és helyszínének egyeztetése;
• a család igényeinek megismerése;
• a személyre szabott búcsúbeszéd elkészítése;
• a szertartás tartalmának és menetének összeállítása;
• a búcsúbeszéd egyeztetése, pontosítása és véglegesítése;
• a polgári szertartásvezetési szolgáltatás teljesítése;
• a szolgáltatással kapcsolatos kommunikáció és adminisztráció.

A kezelt adatok köre

A szolgáltatás jellegétől függően:

• a megrendelő neve;
• telefonszáma;
• e-mail-címe;
• számlázási adatai;
• a búcsúztatás helye, dátuma és időpontja;
• kapcsolattartással kapcsolatos információk;
• a család által a búcsúztató beszéd elkészítéséhez rendelkezésre bocsátott élettörténeti adatok és információk;
• a szertartás kívánt tartalmára, menetére, zenéire, idézeteire vagy egyéb elemeire vonatkozó információk;
• az elkészített búcsúbeszéd tervezete és végleges szövege;
• az egyeztetések során keletkező jegyzetek.

Az adatkezelés jogalapja

A megrendelő saját személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja alapján, a szerződés megkötéséhez és teljesítéséhez szükséges.

A szolgáltatás teljesítéséhez szükséges adatok megadása nélkül előfordulhat, hogy az Adatkezelő a polgári búcsúztatási szolgáltatást nem vagy nem megfelelően tudja teljesíteni.

5. Az elhunytra vonatkozó információk

A polgári búcsúztatási szolgáltatás jellegéből következően a család az elhunytra vonatkozó részletes információkat adhat át az Adatkezelő részére, például:

• név;
• születési és halálozási adatok;
• családi kapcsolatok;
• életút;
• tanulmányok;
• foglalkozás;
• fontos életesemények;
• személyiségjegyek;
• érdeklődési kör;
• családi történetek és emlékek;
• a búcsúbeszédhez szükséges egyéb információk.

A GDPR főszabály szerint nem alkalmazandó az elhunyt személyek személyes adataira. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az elhunytra vonatkozó információk korlátozás nélkül felhasználhatók. Az Adatkezelő a kegyeleti jogok, a hozzátartozók jogai és a bizalmas adatkezelés követelményeinek figyelembevételével jár el.

Az elhunyttal kapcsolatos információkat az Adatkezelő kizárólag a búcsúbeszéd és a szertartás elkészítéséhez szükséges mértékben használja fel.

6. Élő hozzátartozók és más harmadik személyek adatai

A búcsúbeszéd elkészítése során az Adatkezelő olyan információkat is megismerhet, amelyek az elhunyt mellett élő természetes személyekre – például házastársra, gyermekekre, rokonokra, barátokra vagy ismerősökre – vonatkoznak.

Ilyen adatok lehetnek például:

• név;
• rokoni vagy személyes kapcsolat;
• családi esemény;
• az elhunyttal való kapcsolat leírása;
• a búcsúbeszédben szereplő, az adott személyre vonatkozó történet vagy más információ.

Az ilyen adatok kezelésének célja kizárólag a személyre szabott, valósághű búcsúbeszéd és szertartás elkészítése.

Az adatkezelés jogalapja főszabály szerint az Adatkezelő és a megrendelő azon jogos érdeke lehet, hogy a búcsúztatás az elhunyt életútját és családi kapcsolatait valósághűen és méltó módon mutassa be, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontjára figyelemmel.

Az Adatkezelő kizárólag a célhoz feltétlenül szükséges információkat kezeli.

Kérjük a megrendelőket, hogy élő harmadik személyekről szükségtelen, bizalmas vagy különleges személyes adatot ne adjanak át.

Ha az Adatkezelő személyes adatot nem közvetlenül az érintettől szerzi meg, a GDPR 14. cikkében meghatározott tájékoztatási kötelezettséget az adott adatkezelés körülményeinek megfelelően teljesíti, amennyiben annak törvényi feltételei fennállnak.

7. Különleges személyes adatok

A GDPR különleges védelemben részesíti többek között az élő természetes személy:

• egészségi állapotára;
• vallási vagy világnézeti meggyőződésére;
• politikai véleményére;
• faji vagy etnikai származására;
• szexuális életére vagy szexuális irányultságára;
• genetikai vagy meghatározott biometrikus adataira vonatkozó információkat.

Az Adatkezelő nem kéri és főszabály szerint nem kívánja kezelni élő harmadik személyek ilyen különleges adatait.

A megrendelő ezért lehetőség szerint ne adjon meg ilyen információt más élő személyekről.

Ha a szolgáltatás teljesítése során mégis ilyen adat jut az Adatkezelő tudomására, azt csak akkor kezeli tovább, ha arra megfelelő GDPR-jogalap és a GDPR 9. cikke szerinti külön feltétel is fennáll; ellenkező esetben az adatot a szükséges dokumentumokból eltávolítja vagy törli.

Az érintett saját különleges adatának kezelésére – ha annak megadása valóban szükséges – többek között az érintett kifejezett hozzájárulása szolgálhat jogalapul a GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pontja alapján.

8. Élettörténeti jegyzetek és a búcsúbeszéd megőrzése

Az élettörténeti adatfelvétel, a családi jegyzetek és a búcsúbeszéd tervezete a szolgáltatás jellegéből adódóan különösen bizalmas információkat tartalmazhat.

Ezért ezek megőrzési ideje elkülönül az általános ügyfél- és számlázási adatok megőrzési idejétől.

Javasolt megőrzési idő:

• adatfelvételi lap és részletes élettörténeti jegyzetek: a búcsúztatást követő [JAVASOLT: 90 nap];
• búcsúbeszéd munkaváltozatai: a búcsúztatást követő [JAVASOLT: 90 nap];
• végleges búcsúbeszéd: [KITÖLTENDŐ: pl. 90 nap / kizárólag a család külön kérésére hosszabb ideig].

A határidő lejárta után az Adatkezelő ezeket törli vagy anonimizálja, kivéve, ha azok további megőrzését jogszabály, jogi igény vagy az érintett megfelelő jogalapon adott külön kérése indokolja.

9. CRM-rendszerben történő ügyfélkezelés

Az Adatkezelő elektronikus ügyfélkezelő rendszert használ a kapcsolatfelvételek, érdeklődők, megrendelések, kommunikációk és folyamatban lévő ügyek nyilvántartására.

Kezelt adatok

Különösen:

• név;
• telefonszám;
• e-mail-cím;
• település;
• kapcsolattartási előzmények;
• szolgáltatás időpontja;
• ügy státusza;
• szükséges adminisztratív megjegyzések.

Cél

• ügyfélkapcsolatok kezelése;
• kommunikáció nyomon követése;
• szolgáltatási folyamat szervezése;
• időpontok és feladatok kezelése.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés előkészítése és teljesítése –, illetve indokolt esetben a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont szerinti jogos érdek.

A részletes élettörténeti jegyzetek és szükségtelen különleges adatok CRM-ben történő tárolását az Adatkezelő lehetőség szerint kerüli.

10. Számlázás és számviteli kötelezettségek

Az adatkezelés célja

• a szolgáltatásról szóló számla kiállítása;
• adózási és számviteli kötelezettségek teljesítése;
• a bizonylatok jogszabály szerinti megőrzése;
• a szükséges adatszolgáltatások teljesítése.

Kezelt adatok

A számlázáshoz szükséges adatok, így különösen:

• név;
• számlázási cím;
• adószám, ha annak feltüntetése szükséges;
• a számlán szereplő szolgáltatási, pénzügyi és teljesítési adatok.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont: az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése.

Számlázás módja

[ELLENŐRIZENDŐ NIKIVEL]

Amennyiben az Adatkezelő a számlákat kézi számlatömb használatával állítja ki, a számlázással kapcsolatban külön külső számlázóprogram-szolgáltató személyesadat-kezelése nem történik.

Amennyiben az Adatkezelő később elektronikus számlázóprogramot vesz igénybe, az adott szolgáltatót jelen adatkezelési tájékoztatóban fel kell tüntetni.

A számlázással kapcsolatos, jogszabály által előírt adatszolgáltatások a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) részére történhetnek.

Megőrzési idő

A számviteli bizonylatokat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a alapján legalább 8 évig kell megőrizni.

11. Szerződéses dokumentumok és jogi igények

Az Adatkezelő a szerződés teljesítésével, esetleges panaszokkal, követelések érvényesítésével vagy jogi igényekkel kapcsolatos, ehhez szükséges adatokat a vonatkozó elévülési időig őrizheti meg.

A Polgári Törvénykönyv általános szabálya szerint – eltérő rendelkezés hiányában – a követelések öt év alatt évülnek el.

Az Adatkezelő ezért a jogi igények megállapításához, érvényesítéséhez vagy védelméhez ténylegesen szükséges dokumentumokat legfeljebb az alkalmazandó elévülési idő végéig őrizheti meg.

Ez nem jelenti azt, hogy a részletes élettörténeti adatfelvételt vagy valamennyi munkajegyzetet automatikusan öt évig meg kell őrizni.

12. Ügyfél-visszajelzés és Google-értékelés kérése

A szolgáltatás teljesítését követően az Adatkezelő egy alkalommal vagy korlátozott számú emlékeztetővel megkeresheti az ügyfelet annak érdekében, hogy visszajelzést kérjen a szolgáltatásról, illetve lehetőséget biztosítson önkéntes Google-értékelés megadására.

Kezelt adatok

• név;
• e-mail-cím és/vagy telefonszám;
• a szolgáltatás teljesítésének ténye;
• az értékeléskérés kiküldésének státusza.

Cél

Ügyfél-elégedettség megismerése és valós ügyfél-visszajelzések gyűjtése.

Jogalap

Az Adatkezelőnek a szolgáltatás minőségének megismeréséhez és jó hírnevének építéséhez fűződő jogos érdek, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont.

Az érintett bármikor tiltakozhat az ilyen megkeresés ellen, ezt követően az Adatkezelő további értékeléskérést nem küld.

Az értékelés megírása minden esetben önkéntes. Az Adatkezelő nem ír elő kötelező szöveget vagy értékelési tartalmat.

13. Adatfeldolgozók és adattovábbítás címzettjei

Az Adatkezelő kizárólag olyan külső szolgáltató részére továbbít személyes adatot, amelynek szolgáltatása ezt ténylegesen szükségessé teszi, illetve ha az adattovábbítást jogszabály írja elő.

13.1. CRM, weboldal, űrlap és kommunikációs rendszer

• Szolgáltató: HighLevel Inc. és kapcsolt vállalkozásai
• Cím: 5473 Blair Rd Ste 100, PMB 383313, Dallas, Texas 75231-4227, USA
• Szolgáltatás: GoHighLevel / HighLevel / LeadConnector
• Adatfeldolgozás célja: weboldal- és űrlapműködtetés, CRM, kapcsolattartás, ügyféladatok tárolása, automatizált kommunikációk és kapcsolódó szolgáltatások.

A HighLevel az ügyfél által a rendszerben kezelt személyes adatok tekintetében adatfeldolgozóként jár el.

13.2. E-mail-szolgáltatás

• Szolgáltató: [KITÖLTENDŐ: például Google Workspace pontos szolgáltatója]
• Székhely: [KITÖLTENDŐ]
• Adatfeldolgozás célja: elektronikus levelezés biztosítása és a kommunikáció továbbítása, illetve tárolása.

13.3. Könyvelési szolgáltató

[CSAK AKKOR KELL MEGTARTANI EZT A PONTOT, HA KÜLSŐ KÖNYVELŐ TÉNYLEGESEN HOZZÁFÉR SZEMÉLYES ADATOT TARTALMAZÓ SZÁMLÁKHOZ VAGY MÁS ÜGYFÉLADATOKHOZ.]

• Könyvelési szolgáltató: [KITÖLTENDŐ]
• Székhely: [KITÖLTENDŐ]
• Adatkezelés/adatfeldolgozás célja: könyvelési, számviteli és adózási feladatok ellátása.

Ha külső könyvelő nem fér hozzá az ügyfelek személyes adataihoz, ez a pont törlendő.

13.4. Hatósági adattovábbítás

Az Adatkezelő jogszabályi kötelezettsége teljesítése érdekében adatot továbbíthat különösen a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV), bíróság, hatóság vagy más, jogszabály alapján adatigénylésre jogosult szerv részére.

Az ilyen szervek nem az Adatkezelő adatfeldolgozóiként, hanem saját jogszabályi feladataik és hatáskörük alapján járnak el.

14. Adattovábbítás harmadik országba

A HighLevel szolgáltatásainak használata során személyes adatok az Európai Gazdasági Térségen kívül, különösen az Amerikai Egyesült Államokban is kezelésre kerülhetnek.

A HighLevel adatfeldolgozási megállapodása az Európai Gazdasági Térségből történő korlátozott adattovábbításokra az alkalmazandó adatvédelmi jog által elfogadott adattovábbítási mechanizmusokat – így megfelelő megfelelőségi határozatot vagy az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételeket – alkalmazza.

Az egyéb adatfeldolgozók esetleges harmadik országbeli adattovábbítását a jelen tájékoztató véglegesítésekor szolgáltatónként ellenőrizni kell.

15. Weboldal működésével kapcsolatos technikai adatok és sütik

A weboldal látogatása során a weboldalt kiszolgáló informatikai rendszerek technikailag szükséges adatokat kezelhetnek, így például:

• IP-cím;
• látogatás időpontja;
• böngésző és eszköz technikai adatai;
• megnyitott oldal vagy URL;
• hibával és biztonsággal kapcsolatos naplóadatok.

Az ilyen adatkezelés célja a weboldal működésének biztosítása, az informatikai biztonság fenntartása és az esetleges hibák felderítése.

[PUBLIKÁLÁS ELŐTT COOKIE-AUDIT SZÜKSÉGES.]

Amennyiben a weboldal nem feltétlenül szükséges analitikai, marketing- vagy harmadik féltől származó sütiket használ, azok alkalmazásáról külön süti-tájékoztatást és – ahol szükséges – előzetes hozzájárulási lehetőséget kell biztosítani.

16. Közösségi oldalak és külső szolgáltatások

Amennyiben a weboldal külső szolgáltatásra – például Google értékelési felületre vagy közösségi oldalra – mutató hivatkozást tartalmaz, a link megnyitását követően az adott külső szolgáltató saját adatkezelési szabályai alkalmazandók.

Az Adatkezelő nem rendelkezik teljes ellenőrzéssel a külső szolgáltatók által végzett adatkezelések felett.

17. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

[ELLENŐRIZENDŐ]

A jelen tájékoztató által lefedett adatkezelések során az Adatkezelő nem alkalmaz olyan kizárólag automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené.

18. Mesterséges intelligencia használata

[FONTOS – A PUBLIKÁLÁS ELŐTT TÉNYLEGES MŰKÖDÉSHEZ IGAZÍTANDÓ.]

A jelen tájékoztató abból indul ki, hogy a család által átadott részletes élettörténeti adatok, búcsúbeszéd-jegyzetek és azonosítható élő személyekre vonatkozó bizalmas adatok nem kerülnek harmadik fél által biztosított generatív mesterségesintelligencia-szolgáltatásba.

Amennyiben az Adatkezelő ilyen szolgáltatást kíván használni a búcsúbeszéd vagy más ügyfélanyag elkészítéséhez, az alkalmazott AI-szolgáltatót, adatfeldolgozási szerepeket, adattovábbítást, megőrzést és megfelelő jogalapot külön meg kell vizsgálni, és jelen tájékoztatót ennek megfelelően ki kell egészíteni.

19. Adatbiztonság

Az Adatkezelő az adatkezelés kockázataihoz igazodó technikai és szervezési intézkedésekkel védi a személyes adatokat.

Ennek keretében különösen törekszik:

• az ügyféladatokhoz való hozzáférés korlátozására;
• erős jelszavak és – ahol rendelkezésre áll – többfaktoros hitelesítés használatára;
• az informatikai rendszerek jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelmére;
• a bizalmas élettörténeti információk szükségtelen másolásának és továbbításának elkerülésére;
• a megőrzési idő lejártával az adatok törlésére;
• adatvédelmi incidens esetén a szükséges intézkedések megtételére.

20. Az érintettek jogai

Az érintett a vonatkozó jogszabályokban meghatározott feltételek szerint jogosult:

Tájékoztatást és hozzáférést kérni

Az érintett tájékoztatást kérhet arról, hogy az Adatkezelő kezeli-e személyes adatait, és hozzáférést kérhet a róla kezelt személyes adatokhoz.

Helyesbítést kérni

Az érintett kérheti pontatlan személyes adatainak helyesbítését, illetve hiányos adatainak kiegészítését.

Törlést kérni

Az érintett a GDPR-ban meghatározott esetekben kérheti személyes adatainak törlését.

A törlési jog nem korlátlan; különösen nem alkalmazható olyan adatokra, amelyek megőrzését jogszabály írja elő, vagy amelyek jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükségesek.

Az adatkezelés korlátozását kérni

Az érintett a GDPR-ban meghatározott esetekben kérheti adatainak korlátozott kezelését.

Tiltakozni

Ha az adatkezelés jogos érdeken alapul, az érintett a saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen.

Hozzájárulását visszavonni

Hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását bármikor visszavonhatja.

A visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

Adathordozhatóságot kérni

A GDPR-ban meghatározott feltételek teljesülése esetén az érintett jogosult az általa megadott személyes adatokat tagolt, széles körben használt és géppel olvasható formátumban megkapni, illetve azok továbbítását kérni.

21. Az érintetti kérelmek teljesítése

Az érintett adatvédelmi kérelmét az alábbi elérhetőségen nyújthatja be:

• E-mail: [KITÖLTENDŐ]
• Postai cím: [KITÖLTENDŐ]

Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de főszabály szerint a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatást ad a kérelem alapján tett intézkedésekről.

A határidő a GDPR-ban meghatározott esetekben további két hónappal meghosszabbítható.

22. Jogorvoslat

Amennyiben az érintett úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése sérti az adatvédelmi jogszabályokat, elsőként közvetlenül az Adatkezelőhöz fordulhat.

Az érintett jogosult továbbá panaszt tenni a:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH)

• Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
• Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
• E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
• Telefon: +36 (1) 391-1400
• Honlap: https://www.naih.hu

Az érintett jogosult bírósághoz is fordulni személyes adatainak jogellenes kezelése esetén.

23. A tájékoztató módosítása

Az Adatkezelő jogosult jelen adatkezelési tájékoztatót módosítani különösen akkor, ha:

• megváltozik az adatkezelés módja vagy célja;
• új informatikai vagy adatfeldolgozó szolgáltatás kerül bevezetésre;
• jogszabályváltozás történik;
• a weboldal vagy a szolgáltatás működése lényegesen megváltozik.

A mindenkor hatályos változat a https://nikibucsuztatas.hu/[KITÖLTENDŐ-SLUG] oldalon érhető el.

Utolsó módosítás: [KITÖLTENDŐ]

Adatvédelmi kérdésekben a kapcsolati oldalon megadott elérhetőségeken fordulhat az adatkezelőhöz.